Wo finde ich eine fehlende Arbeitnehmernummer für rückwirkende Meldungen?
Damit Meldungen korrekt verarbeitet werden können, brauchen Sie neben den Lohndaten auch die Arbeitnehmernummern. Sobald Sie Ihre Arbeitnehmer angemeldet haben, sehen Sie die Arbeitnehmernummer sowie eventuelle Vortragswerte aus einem vorherigen Beschäftigungsverhältnis in der Mitarbeiteransicht im Kundenportal.
Eine Baulohnsoftware kann Meldungen ohne Arbeitnehmernummer (ZVK-Nummer) nur begrenzt verarbeiten: maximal für zwei zurückliegende Monate unter Verwendung einer vorläufigen Arbeitnehmernummer. Möchten Sie jedoch Meldungen für drei oder mehr vergangene Monate übermitteln, ist das auf diesem Weg nicht möglich.
In diesem Fall stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
1. Übermittlung über die Baulohnsoftware
Übermitteln Sie zunächst ausschließlich die Anmeldungen der Arbeitnehmer. Sobald die Arbeitnehmernummern (ZVK-Nummern) von SOKA-BAU vergeben wurden, können Sie die rückwirkenden Meldungen nachreichen.
Wichtig: Viele Lohnprogramme lassen eine Meldungsübermittlung nur für das laufende Jahr und das Vorjahr zu. Falls sie Meldungen für weiter zurückliegende Zeiträume abgeben möchten, nutzen Sie bitte das Kundenportal.
Weitere Information zur Meldungsabgabe über das Kundenportal finde Sie hier.
2. Übermittlung über das Kundenportal
Im Bereich „Arbeitgeber-Onlineservice“ des Kundenportals können Sie alle Meldungen direkt erfassen. Dort haben Sie die Möglichkeit, neue Mitarbeiter anzumelden und monatliche Meldungen zu übermitteln. Wie die Meldungsabgabe funktioniert, erfahren Sie hier.
Ausfallzeiten, Fremdzeiten und Nullmeldungen
Grundregel
Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, ist er abzumelden. Nimmt er später die Arbeit wieder auf, ist eine erneute Anmeldung erforderlich.
Fortbestehendes Arbeitsverhältnis ohne Lohnzahlung
Besteht das Arbeitsverhältnis weiter, aber es wird kein Lohn wegen Langzeiterkrankungen, Kurzarbeit oder Saison-Kurzarbeit gezahlt, sind weiterhin monatliche Meldungen mit Ausfallstunden abzugeben. Dafür stehen spezielle Datenfelder zur Erfassung von Ausfallstunden zur Verfügung. Diese Meldungen sind wichtig, da Arbeitnehmer auch in Ausfallzeiten Urlaubsansprüche erwerben.
Elternzeit und andere Fremdzeiten
Zeiten der Elternzeit gelten als Fremdzeiten und müssen über den Arbeitgeber-Onlineservice im Kundenportal gemeldet werden. Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis, es werden keine Beiträge erhoben – daher sind bis zum Ende der Elternzeit keine monatlichen Meldungen erforderlich.
Weitere Fremdzeiten sind z. B. Dienstpflicht, Zivildienst oder Pflegezeit. Auch diese können Sie direkt über das Kundenportal melden.
Zusammenfassung
- Besteht ein Beschäftigungsverhältnis und liegt keine Fremdzeit vor, sind monatliche Meldungen an SOKA-BAU erforderlich.
- Handelt es sich bei den lohnfreien Zeite nicht um Ausfallzeiten wegen Krankheit, Kurzarbeit oder Saison-Kurzarbeit, müssen Meldungen abgegeben werden – in diesem Fall sogenannte Nullmeldungen.
- Achtung: Manche Baulohnprogramme übermitteln keine Meldung, wenn der Bruttolohn mit „0 Euro“ angegeben ist. In diesem Fall liegt weder eine Abmeldung noch eine Nullmeldung vor. Mögliche Folgen: Nicht-Erstattung von Guthaben oder keine SOKA-BAU-Bescheinigungen.
Tipp
Prüfen Sie nach Abgabe von Nullmeldungen, ob diese auch tatsächlich übermittelt wurden. Am sichersten ist die Abmeldung – so bleibt Ihr Mitarbeiterbestand korrekt und Rückfragen werden vermieden.